Buenas,
hoy toca cambio de tema, pero
¿quien no ha sufrido las clásicas reuniones sin una agenda que terminan convirtiendose en un caos, una gran discusión o una pérdida de tiempo?
Este mal, el de las reuniones mal organizadas, es algo que veo en muchas empresas. Lamentablemente, además del tiempo mal invertido de una o más personas en este tipo de reuniones, existen personajes cuya única función consiste en sumarse y participar. Por lo general, cuando comenzamos a acostumbrarnos a esta dinámica de trabajo, empezamos a trabajar en un círculo vicioso que no nos lleva a ningún lado.
Yo no soy un experto en el tema de la coordinación de equipos de trabajo, ni tampoco en sociología y mucho menos en otros temas menos trascendentales como por ejemplo, la capacidad de reproducción de la cucaracha macho durante el mes de abril, pero tengo un pequeño truco que me ayuda a que las reuniones se conviertan en una actividad más productiva. Los pasos que sigo son los siguientes:
- Antes de la reunión, trato de que la persona que organizó la reunión o los participantes me digan la agenda o los temas a tratar en la misma.
- Durante la reunión, participó pasivamente tomando notas de los aspectos relacionados con la agenda.
- Luego de la reunión, envío una pequeña acta con lo hablado en la reunión y las conclusiones
si es que existen a los participantes.
Como por lo general en las reuniones mal organizadas, no se saca nada en claro; cuando existe una pequeña acta de reunión y TODOS los participantes de la reunión deben firmar la misma; un acta sin contenido asusta. El siguiente paso es reunirse nuevamente para tratar de cerrar los temas que han quedado pendientes, y luego de la siguiente acta y tal vez después de 2 o 3 reuniones, podamos dar por cerrados los temas de la reunión. Esta dinámica de trabajo ayuda a ser más efectivos, porque nadie quiere asumir que ha invertido 10 horas de su tiempo para definir que un campo fecha se almacenará en un field string.
Otro punto importante es que el acta que se genera, tiene que tener un formato al estilo telegrama. Si se crean actas de 45 páginas, nadie las leerá; pero en cambio, si se crea un acta como este post, con 3 bullets y 2 conclusiones, la lectura es más amena.
Una vez más, sobre este tema hay mucho escrito, pero un poco de sentido común puede servir para dar un primer paso para ser más efectivos.
Saludos @ Marron
El Bruno